Rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga od przyszłych przedsiębiorców dopełnienia wielu formalności. Oprócz zgłoszenia ubezpieczenia w ZUSie biznesmen jest zobowiązany także do wyboru metody opodatkowania czy określenia sposobu prowadzenia rozliczeń. Jeżeli chodzi ostatnią kwestię, zdecydowana większość świeżo upieczonych przedsiębiorców decyduje się na założenie Księgi Przychodów i Rozchodów. O czym należy pamiętać wybierając ten sposób prowadzenia rozliczeń w firmie?
Księgę Przychodów i Rozchodów należy założyć wraz z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Bez względu na to, czy jest to początek, czy środek miesiąca, ta data będzie oficjalną datą rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji. Zasada ta nie dotyczy pierwszego wpisu w księdze – może on pojawić się później (ale nie wcześniej) niż w dniu rozpoczęcia działalności.
Ważne jest, by pamiętać, że Księga Przychodów i Rozchodów jest zakładana na rok podatkowy. W związku z tym nawet, gdy działalność zostanie rozpoczęta w połowie lub pod koniec roku, z księgi można korzystać jedynie do końca grudnia. Wraz z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego powinno się zacząć nową księgę. Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji do pięciu lat od zakończenia roku podatkowego.
Wymogi formalne KPiP
Księgę można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Gotową księgę papierową można zakupić w sklepach z artykułami biurowymi i papierniczymi. Bez względu na jej formę, powinna ona spełniać pewne wymogi formalne, które są przewidziane dla każdego typu Księgi Przychodów i Rozchodów. Przede wszystkim powinna mieć stronę tytułową zawierającą dane podatnika, nazwę firmy i zakres prowadzonej działalności.
Księga powinna mieć formę tabeli z precyzyjnie opisanymi kolumnami. Przepisy prawne określają kolejność rubryk, których nie wolno zmieniać przy samodzielnym prowadzeniu księgi. Na Księgę Przychodów i Rozchodów składa się 16 rubryk w następującej kolejności:
- Liczba porządkowa wpisu
- Data zdarzenia gospodarczego
- Numer dowodu księgowego potwierdzającego zdarzenie
- Dane kontrahenta (imię, nazwisko, nazwa firmy)
- Adres kontrahenta
- Opis zdarzenia gospodarczego
- Wartość sprzedanych towarów lub usług
- Pozostałe przychody
- Łączna wartość przychodów
- Zakup towarów handlowych i materiałów trwałych
- Koszty uboczne zakupów
- Opłacane wynagrodzenie
- Inne wydatki poniesione w czasie działalności
- Suma wszystkich poniesionych wydatków
Dwa ostatnie punkty – 15 i 16 – dotyczą innych informacji związanych ze zdarzeniami księgowymi oraz dodatkowych uwag.
Na dole każdej strony powinna być zamieszczona informacja sumująca wiersze z danej strony, przeniesioną sumę z poprzedniej, a także sumę wierszy od początku roku. Należy też pamiętać, że wszystkie strony Księgi Przychodów i Rozchodów muszą być ponumerowane.
Księga Przychodów i Rozchodów program
Wspominaliśmy wyżej, że Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić w formie elektronicznej jak i papierowej. Na rynku istnieje wiele programów do prowadzenia cyfrowej księgowości. Darmowe oprogramowanie nie będzie tak rozbudowane, jak płatne, nie jest to jednak złe rozwiązanie. Programy, z których można korzystać nieodpłatnie nie tworzą zobowiązania podatkowego, dlatego biznesmeni chętnie z nich korzystają. Bez względu na wybór oprogramowania, ważne jest, by było ono dopasowane do potrzeb przedsiębiorcy.